マニュアル作成はソフトで効率化！マニュアルの社内作成をお考えなら

会社や業務によって様々なマニュアルがあります。しかし、上手く活用できていないということも多いのではないでしょうか。場合によっては、「作りっぱなしで役立てられていない」ということもあるでしょう。

役立つマニュアルを作るためには、まず作る目的を知ることが大切です。

ここでは、マニュアルを作る目的について解説します。

品質維持

同じ業務を行う場合でも、人によって方法やクオリティが違うということがあります。その場合、作業した本人しか内容がわからない、途中で引き継ぎができないなどの危険があります。

複数人で業務を進める場合は、

• どの段階で誰が見ても内容がわかること
• クオリティが一定であること

が求められます。

そのため、誰でも同じように対応できるよう、作業工程を記したマニュアルが必要なのです。

時間の節約

マニュアルがあると作業方法を調べる必要がないため、時間の節約になります。

不明点を毎回調べていては作業が進まず、周りの人の手を止めてしまうことにもなります。

マニュアルさえあれば、新人や初めての業務でも、仕事をスムーズに進めることが可能です。

属人化のリスク軽減

業務内容によっては「詳しいことはあの人にしかわからない」といったケースもあります。特定のメンバーにしかわからない仕事があると、様々な面で不都合が起こります。

しっかりしたマニュアルさえあれば、ある程度周りも理解することができるので、万一の備えにもなります。

引き継ぎを簡単にする

会社には部署移動や退職がつきものです。

マニュアルがあれば、担当者がいなくなっても問題なく引き継ぐことができます。また、引き継いだ後にわからないことがあってもマニュアルで確認することもできます。

マニュアル作成は面倒と思われることもありますが、マニュアルがあれば、業務内容が共有でき、いざという場合でもリスクを軽減することが可能です。

(株)ラディアスでは、マニュアル作成をサポートする専門ソフト「EZLecture」を販売しています。簡単な操作でマニュアル作成が完了するので、ぜひお試しください。

社内にマニュアルがあっても、見たことがないという人も珍しくありません。

なぜ、マニュアルは活用されていないのでしょうか？

マニュアルが定着していない理由には、以下のような点が挙げられます。

マニュアル自体が使いにくい

マニュアルがあっても紙ベースでは知りたいところを上手く検索できず、途中で諦めてしまうことがあります。また、文字ばかりで読みにくい、文章の意味がわかりにくい、専門書のように分厚い、フォーマットがバラバラで見づらいなども理由として挙げられます。

マニュアルの運用ができていない

• マニュアルを活用することなく業務を口頭で引き継いだ
• マニュアル作成や更新が行われても周知されない
• どこにマニュアルがあるのかわからない
• 簡単に見ることができない場所に保管されている

などがその例です。

社風による問題

会社によっては、そもそもマニュアルを軽視する場合があります。

仕事は見て覚えるものと考えられている、マニュアル通りの作業は求められていない、マニュアルがなくても仕事ができると思われているなどがその例です。

マニュアルを活用できるよう社内に定着させるには、重宝されるマニュアルを用意することが重要です。また、マニュアル作成の担当者を決め、常に新しいものに更新するようにしましょう。

マニュアルを定着させるためには、以下のような工夫が必要です。

親しみやすいビジュアルに

仕事用のマニュアルとはいえ、文章が詰まったものでは、読みにくく疲れてしまいます。文字のほかにも、画像や動画を取り入れるなど、ビジュアルにもこだわりましょう。

とにかくわかりやすく

マニュアル＝難しいものと考えられることもあるため、誰でも理解できるように作成することが一番のポイントです。

専門用語はできるだけ避け、具体的にわかりやすく説明するようにしましょう。また、文章は長くなりすぎないよう、箇条書きを取り入れるなど、ポイントを明確にしましょう。

マニュアルは重要なものであるとご紹介しましたが、業務が忙しいなどマニュアルを作ることすらままならない状況もあるでしょう。

そういったときは、マニュアル作成ソフトの使用がおすすめです。

(株)ラディアスでは、マニュアル作成の専門ソフトである「EZLecture」を販売しています。マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減することができるので、ぜひ導入をご検討ください。

マニュアル作成に専門の部署や担当がいない場合、労力を考えると外注への依頼も検討されるでしょう。

ここでは、外注した場合、どのようなメリット・デメリットがあるのかご紹介します。

外注する場合のメリットとしては、以下の点が挙げられます。

高品質

外注をするということは、マニュアル作成のプロに依頼することなので、高品質のものができあがります。誰が見ても「見やすい・読みやすい・わかりやすい」マニュアルが完成します。

納期の指定が可能

社内で作成する場合は、通常の業務があるとつい後回しになりがちです。外注すると指定した期日までに必ず完成します。また、短納期で仕上げてもらうことも可能です。

充実した内容になる

業務内容によっては、ベテランにとって当たり前の言葉や内容でも、新人から見るとわからないということもあります。外注をすることで、「ベテランだけの当たり前」に気づきやすく、わかりやすく充実した内容のものができます。

プロならではの編集力

複雑な内容やボリュームのある作業などは、まとめることが難しい場合もあります。外注すると、プロがわかりやすい構成に整えてくれるため、情報量が多くても参考にしやすいものになります。

外注には上記のようなメリットだけでなく、デメリットもあります。以下では、外注のデメリットをご紹介します。

価格が高い

高品質のものをプロに依頼するということは、それなりの費用が必要です。

打ち合わせが必要

作成自体は外注できても、内容については丸投げというわけにはいきません。内容やボリュームによっては打ち合わせに取られる時間も長くなります。

マニュアルが浸透しないことも

いくら打ち合わせを重ねた上で完成したマニュアルとはいえ、外注でできたものだと「実際に作業をする人が作ったものではない」と、浸透しないというケースもあります。また、業者が作ったマニュアルなので更新が難しく、いつの間にか古くなっているということも多いです。

外注と同様に、社内でマニュアル作成をする場合にも様々なメリット・デメリットがあります。

まずは、メリットについて解説します。

コストが安い

社内作成の一番のメリットは、コストが安く済むということです。特にマニュアル作成ソフトを導入すれば、短い時間で高品質のものを作ることができます。

打ち合わせや確認作業が不要

チームを組んでマニュアルを作成する際には打ち合わせが必要になりますが、外部依頼をするほどの時間はかかりません。

外部の人に説明をし、内容を確認している時間があれば、社内で作る方が時間の短縮になるケースも多いです。

内容の確認がしやすい

社内作業なら、マニュアルを作りながら疑問点を実際の担当者に確認することも容易です。

社内で修正や変更など更新が容易

社内で作成したマニュアルであれば、修正や更新もすぐに対応可能です。

マニュアルにありがちな「古い情報のまま更新されていないケース」を避けることができます。

マニュアル作成のスキルが身につく

わかりやすいマニュアルを作るには、それなりのスキルが必要です。社内でマニュアルを作成することでスキルが身につき、次回作成する場合にはさらなる効率化が期待できます。

また、マニュアル作成専門のソフトを利用すれば、特別なスキルもなく作成できます。

社内作成には、以下のようなデメリットもあります。

クオリティが低い場合がある

作成者のスキルによっては、クオリティの低いマニュアルが完成する危険があります。誰が作っても一定のクオリティが保てるよう、マニュアル作成専門ソフトを導入するなど工夫することが大切です。

担当者の負担となる

通常業務があり、マニュアル作成に専念できない場合は、業務とは別でさらに時間を確保する必要があり、担当者の負担になってしまいます。

マニュアルの社内作成にはメリットも多いですが、担当者のスキル不足や負担増が懸念点となります。

こういったデメリットを防ぐためには、マニュアル作成の専門ソフトの導入がおすすめです。